VERWERKERSOVEREENKOMST (DPA)

Tussen Sanum B.V. en Opdrachtgever
Versie: 20-09-2025

---

Artikel 1 – Definities

In deze verwerkersovereenkomst wordt verstaan onder:

1. Sanum B.V. / Hosting Server: verwerker, gevestigd te [adres invullen], exploitant van hostingserver.be en de daaraan gerelateerde diensten.

2. Opdrachtgever: de natuurlijke of rechtspersoon die een overeenkomst sluit met Sanum voor hosting-, server-, domein- of e-maildiensten en daarmee persoonsgegevens laat verwerken.

3. AVG: Algemene Verordening Gegevensbescherming (EU 2016/679).

4. Persoonsgegevens: alle informatie die herleidbaar is tot een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon.

5. Verwerking: elke bewerking van persoonsgegevens, zoals opslaan, wijzigen, verwijderen, verzenden of raadplegen.

6. Subverwerker: elke derde partij die door Sanum wordt ingeschakeld om persoonsgegevens te verwerken.

7. Diensten: alle hosting-, server-, e-mail-, VPS-, domeinregistratie- en aanverwante diensten geleverd door Sanum.

---

Artikel 2 – Doel van de verwerking

1. Sanum verwerkt persoonsgegevens uitsluitend in opdracht van en ten behoeve van de Opdrachtgever, voor het uitvoeren van:

   • webhosting

   • e-mailhosting

   • VPS/dedicated servers

   • domeinregistratie

   • technische ondersteuning

   • back-ups

   • beveiliging & monitoring

2. Sanum zal persoonsgegevens niet voor eigen doeleinden verwerken.

---

Artikel 3 – Soorten persoonsgegevens

De volgende categorieën persoonsgegevens kunnen worden verwerkt:

• Naam-, adres- en contactgegevens

• IP-adressen en loggegevens

• E-mails en mailboxinhoud (bij e-mailhosting)

• Klantgegevens die Opdrachtgever opslaat op hostingdiensten (website/database)

• Bestanden, databases, gebruikersaccounts en andere gegevens die Opdrachtgever uploadt

Sanum heeft geen invloed op welke persoonsgegevens Opdrachtgever opslaat of verwerkt via de hostingdiensten.

---

Artikel 4 – Rechten en verplichtingen van Sanum

Sanum zal:

1. Alleen verwerken conform deze overeenkomst en schriftelijke instructies van Opdrachtgever.

2. Zorgen voor passende technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen, waaronder:

   • beveiligde datacenters

   • firewalls, brute force-detectie, malware-scanning

   • DDoS-bescherming

   • encryptie waar mogelijk

   • toegangsbeheer en autorisatiebeleid

   • back-upprocedures

3. Medewerkers tot geheimhouding verplichten.

4. Op verzoek informatie verstrekken om naleving van de AVG aan te tonen.

5. Melden wanneer verwerkinstructies in strijd zijn met de AVG.

6. Zonder toestemming geen gegevens buiten de EU verwerken of opslaan, tenzij met AVG-conforme waarborgen.

---

Artikel 5 – Plichten van Opdrachtgever

Opdrachtgever is verantwoordelijk voor:

1. De rechtmatigheid van de verwerking van persoonsgegevens.

2. Het up-to-date houden van scripts, websites, plugins en CMS-systemen.

3. De beveiliging van eigen accounts (bijv. wachtwoordbeheer).

4. Het correct configureren van de hostingomgeving.

5. Aangeven welke persoonsgegevens worden verwerkt en voor welke doeleinden.

6. Het informeren van betrokkenen.

Opdrachtgever is de verwerkingsverantwoordelijke.

---

Artikel 6 – Subverwerkers

1. Sanum mag subverwerkers inschakelen indien noodzakelijk voor het uitvoeren van de diensten.

2. Sanum blijft verantwoordelijk voor de verwerking door subverwerkers.

3. Subverwerkers omvatten o.a.:

   • datacenterproviders

   • domeinregistries

   • betaal- en facturatiedienstverleners

   • beveiligings- en monitoringpartners

4. Sanum zorgt dat met elke subverwerker een verwerkersovereenkomst is gesloten.

---

Artikel 7 – Datalekken

1. Sanum zal een beveiligingsincident of datalek dat betrekking heeft op de diensten, zonder onredelijke vertraging melden aan Opdrachtgever.

2. Meldingen bevatten waar mogelijk:

   • aard van het incident

   • mogelijke impact

   • genomen maatregelen

3. Opdrachtgever is verantwoordelijk voor meldingen aan de Autoriteit Persoonsgegevens en betrokkenen.

---

Artikel 8 – Beveiliging & beschikbaarheid

Sanum treft maatregelen passend bij de risico’s, waaronder:

• versleutelde verbindingen (SSL/TLS)

• netwerkisolatie en monitoring

• logregistratie

• anti-malware

• fysieke beveiliging datacenters

• firewall en DDoS-detectie

• back-upsystemen

Sanum garandeert echter geen absolute beveiliging, omdat geen enkel systeem dit kan bieden.

---

Artikel 9 – Geheimhouding

Sanum en haar medewerkers:

1. zullen alle persoonsgegevens vertrouwelijk behandelen;

2. zullen gegevens niet delen met derden tenzij noodzakelijk voor uitvoering of wettelijk verplicht.

---

Artikel 10 – Locatie van gegevensopslag

1. Standaard worden persoonsgegevens opgeslagen binnen de EU / EER.

2. Indien gegevens buiten de EU worden verwerkt, gelden:

   • Standaard Contractuele Clausules (SCC’s),

   • of een adequaatheidsbesluit.

---

Artikel 11 – Rechten van betrokkenen

1. Sanum zal Opdrachtgever ondersteunen bij:

   • inzageverzoeken

   • rectificatie

   • verwijdering

   • dataportabiliteit

   • bezwaar

2. Sanum behandelt verzoeken van betrokkenen niet rechtstreeks maar verwijst door naar Opdrachtgever.

---

Artikel 12 – Verwijderen van gegevens

1. Bij beëindiging van het contract verwijdert Sanum persoonsgegevens uiterlijk 30 dagen na afloop.

2. Opdrachtgever is verantwoordelijk voor tijdig downloaden van data.

3. Back-ups kunnen volgens retentiebeleid nog enkele dagen/weken blijven bestaan.

---

Artikel 13 – Audits

1. Opdrachtgever mag maximaal 1x per jaar een audit uitvoeren op eigen kosten.

2. Audits dienen ten minste 30 dagen vooraf schriftelijk te worden aangekondigd.

3. De audit mag niet leiden tot bedrijfsgeheimschending of verstoring van de dienstverlening.

---

Artikel 14 – Aansprakelijkheid

1. Aansprakelijkheid van Sanum is gelijk aan de limieten in de Algemene Voorwaarden.

2. Sanum is nooit aansprakelijk voor:

   • indirecte schade

   • verlies van data door handelen van Opdrachtgever

   • schade door misconfiguratie, scripts of beveiligingslekken in websites van Opdrachtgever

---

Artikel 15 – Duur en beëindiging

1. Deze verwerkersovereenkomst geldt zolang de hoofd Overeenkomst actief is.

2. Beëindiging vindt automatisch plaats bij opzegging van de hosting- of dienstverlening.

3. Na beëindiging worden gegevens verwijderd volgens artikel 12.

---

Artikel 16 – Slotbepalingen

1. Op deze overeenkomst is Nederlands recht van toepassing.

2. Geschillen worden voorgelegd aan de bevoegde rechter in de vestigingsplaats van Sanum.

3. Sanum mag deze overeenkomst wijzigen indien:

   • wetgeving verandert

   • diensten wijzigen

   • beveiligingsbeleid wordt aangescherpt

Sanum B.V.
Datum: 20-09-2025